罗念龙 张新钰 阎桂芝
【摘 要】现代远程教育的发展离不开信息化建设。如何做好远程教学信息化的建设，提高远程教学质量，是每个远程教育机构都必须要考虑的问题。本文以清华大学继续教育学院信息化建设为例，详细分析了远程教育信息化建设的主要内容，并就远程信息化建设中的几个重要问题，包括明确指导思想、促进管理规范化、树立服务思想、理顺与技术部门关系等进行了探讨。
【关 键 词】远程教育、教育信息化、信息系统建设
【作者简介】罗念龙，清华大学计算机与信息管理中心
张新钰，清华大学计算机与信息管理中心
阎桂芝，清华大学继续教育学院副院长
一、引言
远程教育近年来蓬勃发展，特别是国家教委批准 68 所高校开展网络教育以来，发展更是迅速，经过多年的办学实践，高校各学校逐步形成了自己的办学思路，但总的来说，都有规模适度、由注重文凭教育到更注重培训教育、大量采用互联网等特点。
现代远程教育需要现代化的管理、现代化的服务。而信息系统是现代远程教育现代化管理和服务的最重要的工具。现代远程教育的发展过程，也是远程教育信息化的发展过程。近几年来，各高校都建设了为学员服务的网站、网络学习平台、教务管理平台等。但随着远程教育的发展，远程教育需要的不仅仅只有这些，需要的是一整套的信息化系统，支持远程教学的各个环境，让学员、教师、办学管理单位成为一个有机互动的整体，真正实现闭环教学、管理，一切为学员和教学服务。目前的远程教育信息化系统更注重如下特点：
（一）所有的信息系统应该整合为一个整体，围绕“提高教学质量、为学员服务”的原则，以人为本的方式组织；
（二）将服务的范围延伸，由现在主要的入学后的教学和教务管理向前延伸到招生、收费等、向后延伸到就业、校友服务等；
（三）转变思想，从管理到服务，加强对学员的服务，包括学习服务和其他与学习相关的事务的服务；
（四）加强学员、教师以及管理服务人员的互动，加强信息反馈，做到真正的闭环管理和教学，切实提高远程教学质量。
清华大学继续教育学院是清华大学实施远程教育的管理和实施单位，信息化建设一直是继续教育学院建设的重要工作。本文结合清华大学继续教育学院信息化建设的实践，就远程教育信息化建设的主要内容和需要特别注意的几个重点问题做一些探讨。
二、远程教育信息化建设主要内容
远程教育信息化建设的内容主要包括三个部分，一是办公信息系统，这部分主要包括内部的办公信息系统以及对外的信息发布系统（包括主页等）。为什么将内部的办公信息系统和对外的信息发布系统等放在一起呢？许多办公信息系统产生的结果信息（如招生广告等）需要发布在对外的主页上，为了保证这些信息能准确无误、及时地发布到主页上，最好的办法就是将办公信息系统与主页信息发布系统有机地联系起来；二是教学业务系统，主要包括教学平台系统以及教务管理系统，这部分直接为远程教育的学员和教师服务，是与学员和教师关系最密切的系统。三是教学资源建设，这部分是远程教育的非常重要的内容，是一个持续不断的建设过程，一般由学校、教师以及制作单位一起完成，许多学校也从市场上购买成熟的教学资源。这三部分中，前两部分是远程信息系统建设，与第三部分的教学资源建设紧密结合，共同形成了远程教育信息化的主要部分。下面就分别对其中的门户站点与信息发布系统、办公信息系统、教务管理系统、教学平台、教学资源建设几部分做详细介绍。
（一） 门户站点与信息发布系统
门户站点是任何一个学校都不可缺少的部分，现在网络越来越发达，网络已经成为学校信息发布的最主要的途径。门户网站是学校对外宣传的窗口，也是学员以及潜在学员了解学校的最重要的来源。学校将最重要的、最准确的信息（如招生信息、学校重要新闻、学校重要的规章制度等）发布在此；学校还要保证在门户上的信息的权威性和实时性。另外，一定要保证信息有清晰的分类。许多学校的主页采用的信息发布方式是静态页面或者是专门的信息发布系统，发布一般是由专门的技术人员发布，这样信息发布的及时性和准确性没有得到很好的保障。为了保证信息的权威性、实时性，这个信息发布系统最好是办公信息系统的一部分，这样，有权限的管理人员在相关信息在办公信息系统里，经过一定的流程后就直接发布出来，保证了信息的实时性和权威性。
（二）办公信息系统
办公信息系统是远程教育机构的内部办公信息系统，高效率的内部办公网，能有效提高办公效率、提高管理水平，从而提高服务水平。一般说来，办公信息系统主要功能包括信息发布、公文流转、办公事务、人事管理、财务管理、对外事务管理、教室与宿舍管理、人员与权限管理等。办公信息系统产生的许多结果信息，如招生信息等，需要迅速发布到主页上，为了提高对外信息发布的权威性和时效性，办公信息系统的信息发布和主页的信息发布应该整合在一起，这样，在办公信息系统里产生的需要对外发布的信息，就可以直接发布在主页上，保证了信息的权威性和信息发布的及时性。办公信息系统和教学业务系统也有非常紧密的联系，如新的培训班开班计划在办公信息系统里经过审批后就直接进入了教务管理系统。实际上，办公信息系统与教学业务系统紧密结合在一起，组成了支撑远程教育的一体化的信息系统平台。
（三）教务管理系统
教务管理系统是直接面对广大教师和学员的业务系统。主要功能包括学籍管理、教师管理、公告管理、专业管理、班级管理、教学站管理、课件管理、学期管理、开课管理、注册管理、选课管理、考试管理、成绩管理、收费管理、系统配置、权限管理、教学评估管理和管理评估管理等。
随着远程教育的发展，管理的思路也有所变化，这都会直接反映到教务管理系统里，需要注意如下几点：
1、 管理模式由学年制向学分制转换；
2、 学员主体由学历教育学员变为培训学员，学员种类也越来越多；
3、 要注意观念由“管理”转变为“服务”；
4、 扩大服务范围和项目，比如：由入学后的教务管理延伸到招生前和招生后，由单纯选课延伸到选课、资料定购等多方面。
5、 要注意多出统计分析报表，供领导分析使用。
（四）教学平台
远程教育最大的特点是受教育的学员和提供教育服务的远程教育机构和教师在地域上是分散的，师生面对面的交流很少。知识的传递和师生的交流都是通过技术手段远距离完成的。现在，许多远程教育采用的是有线电视、卫星广播以及互联网三网合一的传递方式。与其他方式相比，基于互联网的教学平台具有费用相对低廉、能有效地传递知识、师生实时交互与非实时交互都很方便及时等突出优点，因此，基于互联网的教学平台已经逐渐成为现代远程教育的主要教学平台。
现在的远程教育平台都具有信息发布、课件点播、作业处理、答疑讨论、在线考试、课程管理等基本功能，教师和学生可以通过互联网发布和查看课程相关信息、通知，上载和学习各种课件、布置、完成、批改作业，实时或者非实时方式地交流，安排、完成随堂测验等。为了让教学平台更好地为远程教育服务，远程教育教学平台还应该特别注意下面几个方面：
1、 个性化的服务：对课程、教师、学员都能提供更个性化的服务，如功能与界面的定制、各种个性化的设置、提醒等；
2、 更丰富的交流工具：不但能实现文本的实时和非实时交流，也能实现音视频的实时与非实时交流，小组会议等；
3、 对协作学习更好的支持：远程教育学员和教师有地域分散的特点，教学平台应该提供更好的协作学习环境，让师生能克服地域上的分散；
4、 对各种课件的更广泛的支持：教学平台应该提供对各种标准、非标准课件的最广泛的支持，使各种课件都能在平台上点播使用；
5、 对教学情况的跟踪、评估、反馈：远程教学平台应该提供对教学过程的详细的记录，对教学情况随时做出评估并及时反馈给教师、学员以及教学管理人员。因为远程教育和网络学习的特点，对教学质量非常不好把握，因此，系统这方面的功能就尤其重要，只有对教学的质量评估做好了，才可能实现真正的闭环教学。
（五）教学资源建设
资源建设一直是远程教育的重要内容。现代远程教育更多地借助网络等教学手段，师生面对面的交互比较少，再加上知识更新快，所以教学资源建设，特别是反映最新知识的教学资源建设显得特别重要。多媒体教学资源以其多样的表现形式、良好的应用效果、相对快速的制作周期、升级的方便性以及发行、传递的快速性逐渐成为现代远程教育主要形式的教学资源，现在各学校的教学资源建设也是以各种形式的多媒体教学资源建设为主。在资源建设上，学校主要应该抓教学资源建设的建设规划、资源标准和质量控制，学校还应该关注教学资源的有效利用、使用反馈、更新升级等。至于具体的资源是购买，与第三方合作制作还是自己组织专门队伍制作，要根据学科规划、人力物力资源、教学计划等具体情况具体分析。
三、远程教育信息化建设中的几个重要问题
（一）明确建设思路
远程教育信息化是一个系统化的功能，一定要有清晰的建设思路来指导。信息化的主要目的是提高管理水平，提高服务质量，从而提高学员的满意率，提高自己的竞争力。因此，对信息化，必须要做到三个到位：首先是观念到位。管理人员要改变管理观念，要勇于从传统的管理手段向新的管理手段转换。管理人员对信息系统采取扶植、鼓励和积极参与的态度，既不能急功近利，希望系统立竿见影，也不能一发现问题就对信息系统全面否定；提高对应用系统实施将带来变革的认识等。另外，教师、学员也要肯于接受新知识。其次是管理到位。要对信息系统的实施信息化不是简单建设一两个系统的问题，信息化建设是关系到全局的大事，信息化建设的过程，是贯彻办学思想的过程，也是理清管理思路、管理规范化的过程。因此，信息化建设必须得到学校领导的重视和支持，必须得到中层干部的支持与参与，必须以管理工作规范化、制度化、标准化为基础，必须有合理的体制与机制保障。最后是技术到位。信息技术的发展促使信息系统建设的概念和方法也不断发展和变化。信息系统建设主要考虑的技术因素包括：系统目标的确立、信息模型的建立、需求分析与体系结构设计、研发过程以及运行环境系统软硬件的选择和运行维护等，由于系统需要复杂，时间、人力、财力等资源有限，这就要求技术人员要和管理人员一起，理清管理思路，分析需求，制定切实可行的实施计划，选择成熟先进的技术路线，分阶段进行信息系统建设。
（二）促进管理规范化
管理规范化是远程教育最需要注意的地方。近年来，随着远程教育的发展，管理的规范化程度越来越高，但远程教育的指导思想、办学思路、办学模式等也一直是在发展完善中，所有不可避免的许多管理规定、管理流程等也是在逐步地发展完善中。事实上，远程教育信息化需要远程教育管理规范化，远程教育管理者也应该将信息化看作是带动管理规范化的有利条件并积极在信息化的过程中理顺管理思路，完善管理规定、规范管理流程，培训提高管理人员的规范化意识。这样规范化和信息化才能互相促进，形成良性循环。管理人员千万不要认为信息化就是简单地将以前自己所做的工作原封不动地让计算机去实现，一定是在将自己的管理流程理清楚后，再由信息化来实现。
（三）树立服务思想
不同于高校校内的普通高等教育，远程教育是教育产业，是服务业。顾客是学员、服务就是我们提供给学员的教育服务。因此，我们的办学机构应该转变“管理”意识为“服务”意识。提高服务（教学）质量，让顾客（学员）满意是我们的工作目标，也只有这样，我们才会有竞争力。不管是教学管理人员还是任课教师、辅导教师都应该有这样的观念。
信息化系统是远程教育对外服务的主要工具和手段。因此，我们在信息化建设中，也要处处体现服务的思想，体现以人为本的思想。信息化系统最终是要为学员、教师、管理人员服务的，因此，在建设过程中要多考虑学员、教师、管理人员的需求,特别要多考虑学员和教师的需求，做到一切为教学服务。
（四）理顺与技术部门关系
信息化建设离不开技术部门的支持和工作。管理部门和技术部门的关系在信息化建设中是一个必须首先理顺的问题。
在远程教育信息化的前期建设中，因为管理人员对 IT不熟的原因，往往是以技术人员为主导进行系统的设计，在这个过程中，管理人员要有主人翁意识，要意识到信息系统最终是要为管理服务的，信息系统建设是管理人员的一个重要任务，信息系统建设的情况将会对以后我们的管理工作带来很大的影响，因此，要积极参与需求的分析讨论，和技术人员紧密配合，共同做好信息系统建设工作；而技术人员要树立服务观念，不能过分强调自己是负责技术开发的，不能将技术与管理看成是两件完全孤立的事，而与用户之间“泾渭分明”，在开发过程中要与用户建立良好的联系，在开发阶段要不断对用户“启发需求”、“培养需求”，同时积极主动的培训用户(管理人员)，这样才能为信息系统的应用打下良好的基础，系统成熟且用户基本掌握后，再向管理人员移交，从而达到“引导需求”的目标。事实证明，任何一个成功的信息系统的建设，都是管理人员和技术人员互相配合，共同努力的结果。
四、总结
远程教育信息化是现代远程教育必走之路。信息化建设的目的是通过信息化手段促进管理规范化，提高管理效率和管理水平，提高办学和服务质量。因此，学校要从重视观念上、管理上以及技术上重视信息化建设，统一规划，逐步实施，在信息化建设和实施的过程钟，理顺管理思路，规范管理流程，培训和提供全体管理人员的规范化意识和服务意识，从而使信息化系统能真正提高我们的管理水平，提高办学质量。
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[本文曾发表于《现代教育技术》2006年第05期]
